CPV-codes kiezen: zo vindt u aanbestedingen zonder ruis

Wie aanbestedingen volgt, ziet al snel twee soorten teleurstelling. Of er komt niets binnen, omdat de zoekterm net anders is gespeld dan de aanbestedende dienst deed. Of er komt te veel binnen, omdat de zoekterm in honderd andere opdrachten ook voorkomt. CPV-codes lossen het eerste probleem op en, goed gebruikt, ook een groot deel van het tweede.

Wat een CPV-code is

CPV staat voor Common Procurement Vocabulary. Het is een Europese indeling van producten, diensten en werken, vastgelegd in codes van acht cijfers met een controlecijfer erachter. Elke aanbestedende dienst in de Europese Unie kiest bij een publicatie één hoofdcode en eventueel aanvullende codes.

De code is hiërarchisch. De eerste twee cijfers geven de divisie: 45 is bouwwerkzaamheden, 72 is IT-diensten, 90 is afval, riolering en schoonmaak. Elk volgend cijfer maakt het smaller. 45310000 is elektra-installatiewerk, 45315000 is elektrische verwarmingsinstallaties. Eindigt een code op nullen, dan geldt hij voor alles daaronder.

Waarom alleen trefwoorden niet genoeg is

Een gemeente schrijft “onderhoud openbare verlichting”, een waterschap “beheer en vervanging van armaturen” en een school “lichtmasten schoolpleinen”. Het gaat om hetzelfde vakgebied, maar een trefwoord vindt er hooguit één. De drie opdrachten delen wel een CPV-code, bijvoorbeeld 50232100 voor onderhoud van openbare verlichting.

Andersom werkt het ook. Een code kan te breed zijn. Divisie 45 bevat alles van een rioolbuis tot een zwembad. Wilt u alleen dakwerk, dan helpt een code die u met een trefwoord combineert beter dan de code alleen.

Zo kiest u uw codes

1. Begin bij een opdracht die u kent. Zoek op TenderNed een aanbesteding die precies had gepast en kijk welke CPV-codes erbij staan. Dat zijn de codes die inkopers in uw vakgebied echt gebruiken, niet de codes die u zelf zou kiezen.
2. Neem de code van twee of drie cijfers als net. Een zoekopdracht op een hele divisie of groep vangt alles, ook de opdrachten waar een inkoper een andere subcode koos.
3. Voeg een trefwoord toe zodra er te veel binnenkomt. Combineert u een brede code met een term als “onderhoud” of een uitsluiting als “-nieuwbouw”, dan blijft de lijst werkbaar.
4. Kijk na twee weken welke meldingen u niet gebruikte. Waren ze allemaal van dezelfde subcode, dan kunt u die uitsluiten of de zoekopdracht opsplitsen.

Veel bedrijven kiezen uiteindelijk twee of drie zoekopdrachten: een brede om niets te missen en een of twee smalle voor de opdrachten die u echt wilt winnen. Dat is een handiger indeling dan één zoekopdracht met tien codes.

Wat een code niet doet

Een CPV-code zegt waar de opdracht over gaat, niet wat de inkoper eist. Een opdracht onder 90911200 (schoonmaak van gebouwen) kan voor een klein kantoor zijn of voor een heel ziekenhuis. De omvang, de eisen aan de inschrijver en de gunningscriteria staan in de stukken. Ook sommen aanbestedende diensten soms niet alle relevante codes op, waardoor een passende opdracht onder een verrassende code staat. Een trefwoord als vangnet blijft dus nuttig.

CPV-filters in Tenderwacht

In Tenderwacht voegt u CPV-codes toe aan een zoekopdracht, naast trefwoorden en regio. Een aanbesteding past als een van haar codes, de hoofdcode of een aanvullende, onder een van uw codes valt. In de mail staat bij elke aanbesteding welke code de match veroorzaakte. Hoe dat precies werkt leest u in de documentatie, en het stappenplan van zoekopdracht tot melding staat op hoe het werkt.

Wilt u het proberen, begin dan met het gratis plan: één zoekopdracht is genoeg om te zien of de codes die u kiest de opdrachten opleveren die u zoekt. De prijzen voor meer zoekopdrachten staan op de prijzenpagina.