Een bestek lezen: waar u op let bij een aanbesteding

Een aanbesteding die past bij uw bedrijf is gevonden. Dan opent u het pakket en zit er een aankondiging van twee pagina’s, een leidraad van veertig, een conceptovereenkomst, drie bijlagen en een Excelsheet voor de prijs. Wie dat van boven naar beneden leest, is een middag kwijt en weet daarna nog niet of inschrijven zin heeft. Wie het in een vaste volgorde leest, weet het in een half uur.

Welke stukken zitten er in een aanbestedingspakket

Het woord bestek komt uit de bouw en grond-, weg- en waterbouw. Daar is het bestek (vaak een RAW-bestek of een bestek met een eigen aanvulling) de technische beschrijving van het werk. Bij diensten en leveringen spreekt een inkoper eerder van een aanbestedingsleidraad, een programma van eisen of een offerteaanvraag. In de praktijk hebt u met dezelfde set stukken te maken: de aankondiging op TenderNed, de leidraad met de regels van de procedure, het programma van eisen of de technische beschrijving, de conceptovereenkomst met algemene voorwaarden en de inschrijfdocumenten.

De algemene voorwaarden zijn meestal standaard. Bij werken is dat vaak de UAV 2012 of de UAV-GC 2005, bij diensten van de Rijksoverheid de ARVODI-2018, bij ICT de ARBIT-2018. Tekst die u al kent hoeft u niet opnieuw te lezen, maar kijk wel naar afwijkingen. Een inkoper mag standaardvoorwaarden aanpassen, en dat staat dan meestal in een aparte bijlage onder een naam als “aanvullende bepalingen”.

Naast het pakket komt later de nota van inlichtingen: de gebundelde vragen van inschrijvers met de antwoorden van de aanbestedende dienst. Die is onderdeel van de stukken en kan eisen wijzigen. Bij een belangrijke vraag die u niet stelt, krijgt u het antwoord dus alleen als een ander hem stelt. De Gids Proportionaliteit noemt als uitgangspunt dat de definitieve nota uiterlijk 10 dagen voor de inschrijving wordt gepubliceerd, maar controleer in de leidraad wat de aanbestedende dienst zelf aangeeft en lees de nota altijd opnieuw vlak voor u indient.

Begin bij planning, procedure en omvang

Pak eerst de tijdlijn. Wanneer is de laatste dag voor vragen, wanneer sluit de inschrijving, wanneer volgt de gunning en wanneer moet het werk beginnen? Bij een Europese openbare procedure geldt een minimale inschrijftermijn van 45 dagen vanaf verzending van de aankondiging. Bij een niet-openbare procedure kent u een aanmeldtermijn van minimaal 30 dagen, waarna de geselecteerde partijen minimaal 40 dagen krijgen om in te schrijven. Een termijn die korter is dan dit moet de inkoper kunnen verantwoorden, bijvoorbeeld met een vooraankondiging. Ziet u zo’n kort schema bij een grote opdracht, dan loont het om te vragen waarom.

Kijk dan naar de procedure en de omvang. Een openbare procedure kan iedereen indienen, bij een niet-openbare procedure moet u eerst door de selectie. Is de opdracht in percelen verdeeld, dan kunt u soms op één perceel inschrijven dat bij uw omvang past. Artikel 1.5 van de Aanbestedingswet 2012 verplicht een aanbestedende dienst om een opdracht in percelen te splitsen, tenzij hij in de stukken motiveert waarom dat niet kan. Die motivering vindt u in de leidraad. Ze zegt vaak veel over hoe flexibel de inkoper is.

Rekent u tot slot de opdrachtomvang na. Staat er een geraamde waarde, de looptijd met verlengopties en het aantal eenheden, dan hebt u genoeg voor een globale rekensom. Ontbreekt dat, dan is het een goede vraag voor de nota van inlichtingen.

Eisen, uitsluitingsgronden en geschiktheid

De stukken bevatten drie soorten eisen die vaak door elkaar worden gehaald. Uitsluitingsgronden gaan over de inschrijver: een veroordeling, een belastingschuld, een faillissement. Dat toont u meestal aan met een Eigen verklaring bij een nationale procedure of een Uniform Europees Aanvraagdocument (UEA) bij een Europese procedure. Geschiktheidseisen gaan over uw vermogen om de opdracht uit te voeren: omzet, referenties, certificaten, personeel. Programma-eisen gaan over wat u levert, dus over het product of de dienst zelf.

Let bij geschiktheid op de omzeteis. De wet stelt dat een eis aan uw jaaromzet niet hoger mag zijn dan drie keer de geraamde waarde van de opdracht, tenzij de inkoper dat met zwaarwegende argumenten motiveert. Voor een opdracht van 200.000 euro mag u dus niet meer dan 600.000 euro jaaromzet verlangen. Voor referenties geldt een vergelijkbare logica: een inkoper moet eisen stellen die passen bij de opdracht, niet bij een grotere opdracht die hij misschien later nog hoopt uit te zetten.

Zet de harde eisen, de knock-out criteria, in een eigen lijst. Een eis die u niet haalt, betekent meestal uitsluiting, hoe goed uw plan ook is. Is een eis onduidelijk of onredelijk, stel dan een vraag in de nota van inlichtingen en maak er geen eigen interpretatie van. Wie na de sluiting bezwaar maakt tegen een eis waar hij eerder niet over klaagde, staat in de regel zwak.

Gunningscriteria en wat ze in uw tijd betekenen

Het gunningscriterium bepaalt hoe u uw inspanning verdeelt. De wet kent drie vormen: de laagste prijs, de laagste kosten of de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV). Die laatste is de hoofdregel, een inkoper moet het kiezen van alleen prijs motiveren. Oudere stukken en veel vakmensen gebruiken nog de afkorting EMVI, maar die term is in de Gids Proportionaliteit juist afgeraden omdat hij vroeger alleen BPKV betekende en nu alle drie de vormen dekt.

Lees bij BPKV de weging en de beoordelingsmethode. Bestaat de score voor 60 procent uit kwaliteit en 40 procent uit prijs, dan is een goed uitgewerkt plan van aanpak de moeite van een volle dag waard. Bij 90 procent prijs is het dat niet. Kijk ook of er een maximale fictieve korting is, of de kwaliteit wordt beoordeeld door een panel met een vaste schaal en of er een presentatie volgt. Dat zijn praktische dingen die bepalen of u een werkbare offerte schrijft of een betoog dat niemand scoort.

Dezelfde aandacht vraagt de verwerking van prijs. Staat de prijs in een vast sjabloon, vul het dan exact zo in. Een afwijkende lay-out is bij sommige inkopers een reden om uw inschrijving ongeldig te verklaren. Bij een prijsmodel met eenheidsprijzen en een geschatte hoeveelheid is het slim om na te rekenen welke post het zwaarst telt en daar scherp op te zijn.

Wat u overslaat en wat u niet overslaat

Niet alles hoeft de eerste keer in detail. De juridische tekst van de algemene voorwaarden kunt u voor een eerste beoordeling overslaan als de standaardversie wordt gebruikt. De uitleg van de aankondiging op TenderNed, de gegevens over de aanbestedende dienst en de contactpersoon zijn administratief. Wat u niet overslaat is de planning, de knock-out eisen, de gunningscriteria, de looptijd en de wijze van indienen. Bij die laatste gaat het om platform, bestandsformaat en tijdstip. Een inschrijving die tien minuten te laat binnenkomt, wordt niet beoordeeld.

Hebt u de stukken doorgenomen, schrijf dan in drie regels op waarom u inschrijft en wat u anders doet dan een concurrent. Lukt dat niet, dan is de kans groot dat de opdracht niet de moeite waard is.

Zo voorkomt u dat u te laat leest

Het grootste verlies in een aanbesteding ontstaat zelden bij het lezen. Het ontstaat doordat de opdracht te laat bij u terechtkomt. Wie pas twee weken voor de sluiting ontdekt dat er een passende opdracht staat, leest met paniek en schrijft met gaten. Daarom loont het om aanbestedingen die bij u passen op te laten sporen. In Tenderwacht bewaart u een zoekopdracht met trefwoorden, CPV-codes en regio en krijgt u een mail zodra er iets passends verschijnt, met de sluitingsdatum erbij. Hoe dat werkt staat op hoe het werkt, en een voorbeeld van zo’n melding ziet u bij de voorbeeldalerts.