CPV-codes uitgelegd: opbouw en hoe u de juiste kiest

Op elke Europese aanbesteding staat een rijtje van acht cijfers met een streepje en een cijfer erachter. Voor veel ondernemers zijn dat ruis, voor de aanbestedende dienst een verplicht veld. Toch is die code de snelste manier om opdrachten uit uw vakgebied te vinden, mits u begrijpt hoe hij is opgebouwd en waar hij tekortschiet. Dit artikel gaat dieper in op de opbouw en de keuze van codes. Wilt u meteen aan de slag met het kiezen, dan vindt u een stappenplan in CPV-codes kiezen voor aanbestedingen.

Waar de code vandaan komt

CPV staat voor Common Procurement Vocabulary. Het is een Europese lijst van termen voor werken, leveringen en diensten die sinds 2008 gelijk is voor alle lidstaten. De huidige versie komt uit Verordening (EG) nr. 213/2008 en telt ongeveer 9.454 codes in 22 talen. Dat betekent dat een code in Nederland dezelfde opdracht beschrijft als in Polen of Portugal, en dat de omschrijving in uw taal staat. Voor een bedrijf dat ook naar het buitenland kijkt, is dat een belangrijk voordeel.

Aanbestedende diensten zijn verplicht een CPV-code te noemen bij Europese aankondigingen. Ze kiezen een hoofdcode voor het voorwerp van de opdracht en kunnen aanvullende codes toevoegen. Bij een gemengde opdracht, bijvoorbeeld de levering en het onderhoud van liften, bepaalt het onderdeel met de hoogste waarde de hoofdcode. De rest komt in de aanvullende codes. In de praktijk laten inkopers die laatste stap nog weleens achterwege, dus een opdracht kan slechts één code hebben terwijl ze meerdere vakgebieden raakt.

Er is ook een aanvullend vocabulaire met letters, bijvoorbeeld voor het materiaal of de locatie, maar dat wordt weinig gebruikt. De hoofdcode is wat u in de praktijk tegenkomt, en wat een zoekopdracht gebruikt.

De opbouw: van divisie tot categorie

De acht cijfers lopen van grof naar fijn. De eerste twee cijfers vormen de divisie, de eerste drie de groep, de eerste vier de klasse en de eerste vijf de categorie. De laatste drie cijfers geven de verdere verfijning, en het negende cijfer, na het streepje, is een controlecijfer dat typefouten opvangt. Een code die op nullen eindigt, staat voor alles wat eronder valt.

Een paar voorbeelden maken dat concreet. Divisie 72 is IT-diensten: software, advies, netwerk en ondersteuning. Code 72200000 is Softwareprogrammering en -advies, 72300000 het uitwerken van gegevens. Divisie 90 gaat over afvalwater, afval, schoonmaak en milieu, en 90910000 is Reinigingsdiensten, met 90911200 voor reiniging van gebouwen als nadere verfijning. Divisie 45 is bouwwerk, en 45233120 staat voor wegenbouwwerken. Zo ziet u meteen dat een bouwer die op divisie 45 zoekt alles krijgt van een rioolbuis tot een zwembad, terwijl 45233120 precies de wegenbouwer bedient.

Het is belangrijk om te weten dat de lijst niet logisch is voor iemand die het vak niet kent. Een bedrijf dat tuinonderhoud doet, vindt zijn code onder divisie 77 (land- en bosbouw-diensten) voor het werk zelf, maar bij een gemeente kan dezelfde opdracht onder 90 staan als er een groenbeheercomponent is, of onder 45 als het om aanleg gaat. Wie dus op één code vertrouwt, mist opdrachten.

Waarom inkopers er soms naast zitten

Een inkoper kiest een code uit een lijst van duizenden, vaak in een formulier op TenderNed met een zoekfunctie. Hij kiest niet altijd de meest specifieke code. Soms neemt hij de eerste die lijkt te passen, soms de code van de vorige keer, soms een brede om niets uit te sluiten. Een opdracht voor onderhoud van groenstroken staat dan onder een algemene code voor tuinonderhoudsdiensten, terwijl u zoekt op boomverzorging.

Daar komt bij dat dezelfde opdracht onder een verwante code kan zijn gepubliceerd. Schoonmaak van een school staat soms onder 90910000 en soms onder 85320000 (sociale diensten) of 80000000 (onderwijs), als de inkoper het geheel als een onderwijsdienst ziet. Een inkoper die de standaardcode overneemt van de aanbesteding twee jaar eerder, neemt ook de eventuele fouten over. Een code zegt dus waar een opdracht naar verwijst, niet noodzakelijk waar hij over gaat.

Voor u als ondernemer is de les dat codes en trefwoorden elkaar aanvullen. Een code vangt de opdrachten die een inkoper netjes heeft ingedeeld, een trefwoord vangt de rest. Een zoekopdracht die alleen op code zoekt, mist de slordige publicaties, en een zoekopdracht die alleen op trefwoord zoekt, mist de opdrachten waarvan de titel een andere term gebruikt.

Zo kiest u uw codes

Begin niet bij de lijst, maar bij uw eigen werk. Zoek op TenderNed drie of vier opdrachten die u had willen winnen en noteer de codes die erbij staan. Dat zijn de codes die inkopers in uw vakgebied echt gebruiken. Zoek daarna in de CPV-lijst naar de bovenliggende groep van elke code, en neem die over. Wie bijvoorbeeld 72212000 vindt (programmeerdiensten voor applicatiesoftware), kan ook de groep 72200000 volgen om aangrenzend werk te zien.

Bepaal dan hoe breed u wilt zoeken. Een brede code, zoals een divisie van twee cijfers, levert veel op, ook veel dat u niet wilt. Een smalle code is precies, maar mist de opdrachten die net iets anders zijn ingedeeld. Een goede aanpak is twee zoekopdrachten: een brede met een scherp trefwoord erbij, en een smalle op de codes waarvan u zeker weet dat ze uw kerntaak zijn.

Kijk na een paar weken terug. Welke meldingen waren bruikbaar en welke niet? Staan in de ruis steeds dezelfde subcodes, sluit ze dan uit of splits de zoekopdracht op. Missen opdrachten die u via een collega hoorde, kijk dan onder welke code die staan en voeg die toe. Het eerste halfjaar is bijstellen, daarna is het stabiel.

CPV-codes in Tenderwacht

In Tenderwacht voegt u CPV-codes toe aan een zoekopdracht, naast trefwoorden, provincie en andere filters. Een aanbesteding past als haar hoofdcode of een aanvullende code onder een van uw codes valt, en in de mail staat bij elke melding welke code of welk trefwoord de match veroorzaakte. Zo ziet u meteen of een code te ruim is. Hoe de filters precies werken, leest u in de documentatie, en op de pagina aanbestedingen ziet u per sector welke codes we groeperen.