Onderhandse aanbesteding en meervoudig onderhands uitgelegd

Veel opdrachten van gemeenten, scholen en woningcorporaties komen nooit in een openbare aankondiging terecht. De inkoper vraagt drie of vier bedrijven om een offerte en kiest er een. Dat heet onderhands aanbesteden, en het is geen achterdeurtje: de wet en de Gids Proportionaliteit laten het toe, binnen duidelijke grenzen. Wie die grenzen kent, weet bij welke opdrachten een uitnodiging realistisch is en hoe hij op de lijst komt.

Enkelvoudig onderhands: één partij

Bij een enkelvoudig onderhandse procedure benadert de aanbestedende dienst één ondernemer en gunt hem de opdracht, meestal na een offerte. In de praktijk heet dit ook een een-op-een gunning. Dat is toegestaan als de opdracht klein is. De Gids Proportionaliteit noemt voor leveringen en diensten een waarde tot 50.000 euro (in het Gids-voorbeeld 40.000 à 50.000), en voor werken een bagatelgrens tot 150.000 euro, waaronder één-op-één gunnen sowieso mag. Voor de Rijksoverheid is de grens strakker: de Circulaire grensbedragen Rijksoverheid, die op 1 januari 2025 de circulaire uit 2015 verving, noemt 50.000 euro als bedrag waaronder een-op-een gunnen de standaard is.

Boven de Europese drempel is enkelvoudig onderhands alleen in uitzonderingsgevallen mogelijk. Denk aan een situatie waarin maar één leverancier de opdracht kan uitvoeren, bijvoorbeeld door een octrooi of een monopolie, of aan dwingende spoed die de inkoper niet zelf heeft veroorzaakt. PIANOo benadrukt dat de inkoper dit moet onderbouwen, en dat het bij gewone vertraging in de eigen planning niet geldt.

Als leverancier merkt u dit vooral bij herhaalde kleine klussen. Een gemeente die elk jaar vier keer 18.000 euro aan een schilder geeft, mag dat in principe zo doen, mits de inkoper let op het totaal van wat hij in de markt zet. Een raamovereenkomst is dan vaak de nette oplossing. Voor u betekent het dat een bestaande relatie meer waard is dan een goed gemaakte offerte bij een openbare aankondiging.

Meervoudig onderhands: drie tot vijf uitgenodigd

Een meervoudig onderhandse procedure ligt tussen één-op-één en openbaar in. De aanbestedende dienst nodigt zelf een aantal ondernemers uit om een offerte te doen en kiest op basis van vooraf gestelde criteria. Volgens de Gids Proportionaliteit, voorschrift 3.4 B, nodigt de dienst bij een meervoudig onderhandse procedure onder de Europese drempel ten minste drie en ten hoogste vijf inschrijvers uit. Meer uitnodigen is niet verboden, maar het verhoogt de kosten voor alle partijen en daarmee ook voor de inkoper zelf.

De Gids Proportionaliteit noemt als bovengrens voor deze procedure de Europese drempel voor leveringen en diensten, en 1,5 miljoen euro voor werken. Daarboven past in de regel een nationale openbare procedure of een Europese procedure. Dit zijn richtlijnen en geen harde wetsgrenzen: de Gids geldt voor alle aanbestedende diensten, en een inkoper mag er alleen gemotiveerd van afwijken, in de aanbestedingsstukken. De afweging hangt af van de omvang, de transactiekosten, het aantal potentiële inschrijvers en het karakter van de markt.

Een voorbeeld maakt dat concreet. Een waterschap wil baggerwerk laten uitvoeren dat 900.000 euro kost. Dat is werk, onder de 1,5 miljoen euro, en er zijn maar een stuk of zes bedrijven in de regio die het kunnen. Een meervoudig onderhandse procedure met vier uitnodigingen is dan proportioneel. Zet datzelfde waterschap een standaard asfalteringswerk van 900.000 euro uit, waar tientallen bedrijven voor in aanmerking komen, dan hoort volgens de Gids eerder een openbare procedure.

De Gids Proportionaliteit in de praktijk

De Gids is er niet alleen voor de keuze van de procedure. Hij regelt ook hoe de inkoper de procedure inricht. Voor meervoudig onderhands geldt bijvoorbeeld dat de inkoper zich beperkt tot de eisen die nodig zijn voor de opdracht, dat hij gunt op een vooraf bekendgemaakt criterium en dat hij zijn keuzes vastlegt in een aanbestedingsdossier. Daarin staat waarom hij deze bedrijven heeft uitgenodigd, en dat dossier kan een afgewezen ondernemer opvragen.

Er is één verschil met openbare procedures dat in de praktijk telt: de standstill-periode van minimaal 20 kalenderdagen is wettelijk voorgeschreven voor Europese procedures en nationale openbare procedures, maar niet voor de meervoudig onderhandse procedure. De Gids noemt het wel proportioneel om er ook hier rekening mee te houden. Een inkoper die dat doet, laat u dus iets langer ruimte om bezwaar te maken. Doet hij dat niet, dan kan een kort geding wel nog, maar is de gunning mogelijk al getekend.

De Gids Proportionaliteit geldt in de 3e herziening van 1 januari 2022 (PIANOo).

Hoe u op de uitnodigingslijst komt

Bij een onderhandse procedure kiest de inkoper zelf wie hij uitnodigt, en dat doet hij vooral op basis van wat hij al kent. Dat zijn bedrijven uit eerdere aanbestedingen, bedrijven uit een vaste leveranciersdatabase en bedrijven die bij hem bekend staan omdat ze zichtbaar zijn in de regio. Sommige aanbestedende diensten werken met een lijst van geregistreerde leveranciers. Vraag bij de gemeenten, waterschappen en corporaties in uw regio na of ze zo’n lijst of leveranciersportaal hebben, en meld u daar aan.

Wat helpt is een korte, concrete presentatie van wat u doet en waar u in uitblinkt. Een inkoper die een snelle opdracht moet wegzetten, scant zijn lijst op bedrijven die hij kent en die hij snel kan beoordelen. Een bedrijf met een heldere profielpagina, een paar referenties uit de regio en een actuele registratie heeft een voorsprong.

Een tweede route is de aankondiging. Voor onderhandse aanbestedingen is publicatie niet verplicht, maar bij opdrachten boven 50.000 euro kan de Rijksoverheid wel publiceren als er grensoverschrijdend belang is. Wordt zo’n opdracht wel gepubliceerd, dan ziet u haar gewoon terug in een zoekopdracht. Meer over het zoeken en volgen van publicaties leest u in TenderNed gebruiken.

Wat u moet weten voordat u een offerte stuurt

Een uitnodiging voor een meervoudig onderhandse procedure is een serieuze kans: u strijdt met twee tot vier andere bedrijven in plaats van met veertig. Stuur daarom een offerte die precies beantwoordt wat gevraagd is. Lees de gunningscriteria, vul het prijsformulier zoals voorgeschreven in en let op de termijn. Een offerte die een dag te laat binnenkomt, valt af, ook bij een uitnodiging die u persoonlijk kreeg.

Vraag ook door bij onduidelijkheid. Bij een onderhandse procedure is er vaak geen formele nota van inlichtingen, maar een inkoper beantwoordt vragen meestal wel, en moet ze aan alle uitgenodigde partijen doorgeven. Een goed gestelde vraag laat bovendien zien dat u de opdracht begrijpt. En na de gunning kunt u altijd navragen waarom een ander won. Dat levert de beste informatie voor de volgende keer.

Onderhandse opdrachten niet missen

Wat voor veel bedrijven de grootste winst is, is weten wanneer een inkoper iets in de markt zet. Een opdracht die u nooit ziet kunt u niet winnen. Bewaar daarom in Tenderwacht een zoekopdracht op uw vakgebied en regio, zodat u een mail krijgt zodra een inkoper een aanbesteding publiceert, ook als het om een kleinere nationale procedure gaat. Hoe dat werkt, ziet u op hoe het werkt.