TenderNed gebruiken: aanbestedingen zoeken en gunning volgen
, Tenderwacht
TenderNed is het officiële aanbestedingsplatform van de Nederlandse overheid, en het is gratis. Sinds 2013 moeten aanbestedende diensten hun aankondigingen hier publiceren. Wie aanbestedingen wil winnen, komt er dus niet omheen. Toch is het geen platform waarop u een offerte indient: de aankondiging staat op TenderNed, het inschrijven gebeurt meestal elders, bij een bieder-platform als Negometrix (nu onderdeel van Mercell), CTM, Aanbestedingskalender of een eigen omgeving van de aanbestedende dienst.
Wat u op TenderNed vindt, en wat niet
Op TenderNed staan aankondigingen van opdrachten, vooraankondigingen, marktconsultaties, rectificaties en aankondigingen van gegunde opdrachten. De eerste soort is wat u zoekt als u wilt inschrijven. De laatste is wat u zoekt als u wilt weten wie een opdracht won, wat een inkoper betaalde of wanneer een contract afloopt. Voor de bijbehorende stukken gaat u via een link naar het platform van de aanbestedende dienst.
Wat u er niet vindt, is alles. Opdrachten onder de Europese drempel hoeven niet altijd te worden gepubliceerd, en meervoudig onderhandse procedures komen er vaak niet op. Ook is de kwaliteit van de gegevens wisselend, omdat inkopers zelf invullen wat ze invullen. Houd er dus rekening mee dat u voor een groot deel van de markt meer nodig hebt dan alleen deze site. Hoe de procedures zich verhouden, leest u in Europese aanbesteding: drempelbedragen en procedures.
TenderNed biedt daarnaast een open dataset aan. De gegevens zijn beschikbaar als open data onder een CC0-licentie via data.overheid.nl, en dat is ook waar Tenderwacht uit leest, aangevuld met de Europese publicaties van TED. Het betekent dat wat u in een alert ziet, uit dezelfde bron komt als wat u zelf op de site vindt.
Zoeken met filters
Open Aankondigingen in de navigatie van TenderNed en typ een zoekterm. Een zin tussen aanhalingstekens zoekt u exact, losse woorden zoekt u in willekeurige volgorde. Daarna verfijnt u met filters, zoals de CPV-code (de categorie waarbinnen de opdracht valt), de plaats van uitvoering, het type publicatie, de aanbestedende dienst, de publicatie- en sluitingsdatum en het type opdracht. Voor CPV-codes geldt dat een brede code ook de onderliggende codes meeneemt, maar andersom niet.
Een goede werkwijze is om eerst breed te zoeken op CPV-code en regio, en daarna te verfijnen met een trefwoord. Zoekt u op “verlichting”, dan ziet u opdrachten voor openbare verlichting, maar ook voor de verlichting van een sporthal. Een CPV-code als 50232100 (onderhoud van straatverlichting) is nauwkeuriger. Meer over codes leest u in CPV-codes uitgelegd.
Let bij de resultaten op de sluitingsdatum en op het type. Een rectificatie is geen nieuwe opdracht, maar een wijziging op een bestaande, vaak een verschoven sluitingsdatum of een aangepaste eis. Wie die niet leest, werkt met een verouderde planning. Open dus altijd de nieuwste versie van de aankondiging voor u begint te schrijven.
Een interesseprofiel instellen
Met een TenderNed-account kunt u een interesseprofiel bewaren. Daar stelt u de zoekfilters in die u anders elke keer opnieuw zou invoeren. Het profiel is bedoeld om passende aankondigingen snel terug te vinden, zodat u niet bij elk bezoek dezelfde filters hoeft te kiezen.
Het profiel heeft een beperking die u snel merkt: u moet er zelf naartoe. Een aankondiging die vandaag verschijnt en over vijftien dagen sluit, ziet u pas als u op TenderNed kijkt. Voor wie dagelijks inkoopt, is dat prima. Voor een ondernemer die ook offertes schrijft en klussen uitvoert, wordt dat al snel iets wat blijft liggen. Tenderwacht is voor dat tweede geval gemaakt: u bewaart de filters een keer en krijgt een e-mail zodra er een nieuwe aankondiging bij past.
Het verschil zit in de volgorde. Bij TenderNed gaat u naar de aanbesteding. Bij een alert komt de aanbesteding naar u. Wilt u weten hoe dat werkt, lees dan tenderalert instellen.
Een gunning volgen
Het volgen van een gunning is net zo nuttig als het zoeken naar nieuwe opdrachten. Een aankondiging van een gegunde opdracht bevat meestal wie de opdracht kreeg, het aantal ontvangen inschrijvingen en, als de inkoper dat vermeldt, de waarde. Voor u zegt dat wie uw concurrenten zijn bij deze inkoper, hoe laag een winnende prijs lag en wanneer de inkoper opnieuw zal aanbesteden.
Gebruik dat actief. Zoek op het filter Aankondiging gegunde opdracht, kies uw CPV-code en regio, en bekijk wat er het afgelopen jaar is gegund. Stel dat een gemeente elke drie jaar een contract voor groenonderhoud aanbesteedt en het laatste in 2023 gunde, dan zet ze het in 2026 waarschijnlijk weer uit. Zo bereidt u zich voor, nog voor er een aankondiging staat. Het is ook de basis voor een goede vraag aan de inkoper tijdens een marktconsultatie.
Let op dat een gunning pas na de standstill-periode definitief is. Bij Europese procedures en nationale openbare procedures is dat minimaal 20 kalenderdagen na de voorgenomen gunning. De aankondiging van de gegunde opdracht volgt vaak pas daarna, soms weken later. Zoek niet naar een gunning de dag nadat u de uitslag kreeg.
Wat een alert toevoegt
Op TenderNed zoekt u zelf. Dat is goed om de markt te leren kennen, en minder geschikt als vast ritueel. Een alert vertaalt dezelfde zoekactie naar een bericht. In Tenderwacht bewaart u een zoekopdracht met trefwoorden, CPV-codes en provincie, en we lezen elke 30 minuten de nieuwe publicaties van TenderNed en TED mee. Staat dezelfde opdracht op beide, dan ziet u hem een keer. Bij elke melding staat waarom hij paste.
Dat vervangt TenderNed niet. U opent nog steeds de aankondiging en de stukken op het platform van de inkoper, en wij tonen de bron altijd. Het scheelt wel het dagelijks zoeken. Op hoe het werkt staat de stap-voor-stap uitleg, en daar ziet u ook hoe een melding eruitziet.