Tenderalert instellen: zo mist u geen aanbesteding meer

Een tenderalert is een zoekopdracht die u eenmaal bewaart en die daarna zelf zoekt. Verschijnt er een aanbesteding die past, dan krijgt u een e-mail. Het idee is simpel, het resultaat hangt af van hoe u de zoekopdracht inricht. Is hij te ruim, dan leert u de mail te negeren. Is hij te krap, dan mist u precies de opdracht waar u op wachtte. Dit artikel laat zien hoe u dat afstemt.

Wat een goede alert doet

Een goede alert levert per week een handvol meldingen op waarvan u er een of twee serieus bekijkt. Meer dan dat, en u gaat ze overslaan. Minder, en u vraagt zich af of het werkt. Die verhouding bereikt u niet door de eerste keer alles goed te doen, maar door bij te stellen. Plan dus na twee weken een moment om terug te kijken welke meldingen bruikbaar waren.

Een alert heeft vier bouwstenen: trefwoorden, CPV-codes, regio en een paar aanvullende filters. De kunst is ze zo te combineren dat ze elkaar aanvullen. Een CPV-code vangt de opdrachten die een inkoper netjes heeft ingedeeld, een trefwoord vangt de opdrachten waarvan de titel een bepaalde term bevat, en het regiofilter houdt het werkgebied klein. Bij Tenderwacht moeten alle filters die u invult tegelijk kloppen, dus meer filters betekent minder meldingen.

Ga uit van uw kernwerk, niet van alles wat u zou kunnen. Een installatiebedrijf dat vooral aan utiliteitsbouw werkt, begint met een zoekopdracht daarop, niet met alles in divisie 45. Wat u later wilt toevoegen, voegt u als tweede zoekopdracht toe, zodat u per zoekopdracht kunt zien wat werkt.

Stap voor stap een zoekopdracht maken

Begin met een opdracht die u kent. Zoek op TenderNed een aanbesteding die goed bij u had gepast, en noteer de titel, de CPV-code en de regio. Dat zijn uw uitgangspunten. Kies dan in Tenderwacht bij een nieuwe zoekopdracht twee of drie trefwoorden die in zo’n titel voorkomen, en de CPV-code of groep waar de opdracht onder viel. Het CPV-artikel legt uit hoe u de juiste groep kiest.

Trefwoorden werken in Tenderwacht als volgt. Alle woorden die u typt moeten voorkomen, op elke plek in de titel, de omschrijving of de naam van de aanbestedende dienst. Een zin tussen aanhalingstekens telt als één term, en met een min-teken sluit u een woord uit. De zoekterm “openbare verlichting” onderhoud -led zoekt dus naar opdrachten met de zin openbare verlichting en het woord onderhoud, en slaat opdrachten met het woord led over. Er is geen onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters.

Voeg daarna de regio toe. U kiest een of meer provincies, en de aanbesteding moet binnen een daarvan vallen. We gebruiken de NUTS-code uit de publicatie, en als die ontbreekt de plaats van de aanbestedende dienst. In het gratis plan kunt u filteren op trefwoord en provincie, in Pro en Team ook op CPV-code en de overige filters.

Frequentie: direct of dagelijks

Daarna kiest u hoe vaak u een mail wilt. Direct mailen is er in Pro en Team. Dan mailen we in dezelfde ronde als de publicatie wordt opgehaald, en we halen elke 30 minuten nieuwe publicaties op. Bij dagelijks krijgt u om 07:00 uur Nederlandse tijd één overzicht met de nieuwe matches. Direct is bedoeld voor wie snel moet kunnen reageren, bijvoorbeeld bij opdrachten met een korte termijn. Dagelijks past bij wie liever een vast moment heeft om de lijst door te lopen.

In het gratis plan krijgt u het dagelijkse overzicht 24 uur later dan in de betaalde plannen. Bij een openbare procedure met een termijn van 45 dagen is dat geen probleem, bij een kortere termijn is het dat wel. Pro kost 19 euro per maand exclusief btw, bevat 10 zoekopdrachten en mailt direct of dagelijks. Team kost 49 euro per maand en bevat 50 zoekopdrachten, met tot tien ontvangers per zoekopdracht. Actuele bedragen staan op de prijzenpagina.

Een tip bij de keuze: begin dagelijks, en schakel pas over op direct als u merkt dat u regelmatig te laat bent. Een alert die u elk kwartier van uw werk haalt, is een alert die u uitzet.

Ruis terugbrengen

Krijgt u te veel meldingen, kijk dan eerst naar de regel in de mail die begint met Gevonden omdat. Daar staat welke term, welke CPV-code of welke regio de match veroorzaakte. Komt dezelfde term steeds terug in meldingen die u niet gebruikt, dan is dat uw ruis. Sluit hem uit met een min-teken, of vervang hem door een nauwkeurigere term. Is een CPV-code te breed, vervang hem dan door een subcode.

Een tweede bron van ruis is dat een opdracht voor een deel buiten uw vak valt. Een gemeente die onderhoud van wegen en groen in een pakket uitzet, past bij een hovenier en bij een wegenbouwer. Daar kunt u weinig aan doen, behalve de omschrijving lezen. Een minimale looptijd is wel een praktische hulp: stelt u in dat er minimaal 14 dagen tot de sluiting moeten zijn, dan krijgt u geen opdrachten waarvoor het al te laat is.

Krijgt u te weinig meldingen, ga dan terug naar een opdracht die u kende en kijk waarom hij niet kwam. Meestal is een filter te strak: een trefwoord dat in de titel een synoniem heeft, of een CPV-code die de inkoper niet gebruikte. Haal dan het meest beperkende filter weg en kijk of de opdracht dan wel verschijnt.

Wat een alert niet doet

Een alert is een hulpmiddel om opdrachten te vinden, geen garantie dat u alles ziet. We lezen TenderNed en TED voor Nederland, maar opdrachten die niet openbaar zijn gemaakt, zoals meervoudig onderhandse uitnodigingen, komen daar niet in terecht. We tonen alleen aankondigingen van opdrachten, geen gunningen, en een rectificatie levert alleen een nieuwe melding op als de sluitingsdatum is verschoven. Lees voor elke inschrijving de aanbestedingsstukken zelf, en kijk op de site van de aanbestedende dienst naar eisen die niet in de aankondiging staan.

Wilt u zien hoe een melding eruitziet, kijk dan bij de voorbeeldalerts. De precieze regels staan in de documentatie.