Aanbesteding winnen als MKB: kwaliteit, prijs en BPKV

Een bedrijf met twaalf man personeel dat meedoet aan een aanbesteding van een gemeente, vraagt zich meestal af of het kans heeft tegen de grote partijen. Het eerlijke antwoord is dat het afhangt van de opdracht, en dat de meeste kans niet ontstaat bij het schrijven maar bij het kiezen. Wie de juiste opdrachten uitzoekt, de criteria goed leest en een kort, concreet plan schrijft, kan het ook van een veel groter bedrijf winnen.

Kies opdrachten waar u kunt winnen

De meeste inschrijvingen die verloren gaan, hadden nooit gestuurd moeten worden. Een opdracht van 1,2 miljoen euro met een omzeteis van drie keer de waarde is niet voor een bedrijf met 800.000 euro omzet. Dat is geen oordeel over uw kwaliteit, maar een rekensom: de wet staat een omzeteis tot drie keer de geraamde waarde toe, tenzij de inkoper het zwaarwegend motiveert. Kijk daarom eerst naar de geschiktheidseisen, voordat u aan de rest begint.

De Aanbestedingswet 2012 helpt de MKB’er hierbij. Artikel 1.5 verplicht een aanbestedende dienst om opdrachten niet onnodig samen te voegen en om een grote opdracht in percelen te verdelen, tenzij hij in de stukken motiveert waarom dat niet kan. PIANOo noemt MKB-vriendelijk inkopen een expliciet doel van de overheid. Dat betekent dat u bij een grote opdracht die in percelen is gesplitst, op het perceel kunt inschrijven dat bij u past. Zoek dus actief naar opdrachten met percelen, en lees in de leidraad hoe de verdeling is gemotiveerd.

Kijk ook naar het type opdracht. Een inkoper die wil gunnen op beste prijs-kwaliteitverhouding geeft u meer ruimte om te winnen op inhoud dan een inkoper die op de laagste prijs gunt. Bij een opdracht op laagste prijs verliest een klein bedrijf bijna altijd van een grote partij met schaalvoordeel. Bij BPKV kunt u terugvechten met een plan dat beter past bij de vraag.

Hoe BPKV werkt, en waarom de term EMVI verwarrend is

Veel ondernemers kennen de afkorting EMVI, economisch meest voordelige inschrijving. Wat u in oudere stukken ziet, betekent meestal beste prijs-kwaliteitverhouding. In de Gids Proportionaliteit raadt de overheid het gebruik van de term af, omdat hij tegenwoordig alle drie de gunningsvormen dekt: de laagste prijs, de laagste kosten en de beste prijs-kwaliteitverhouding. Zegt een document dus EMVI, kijk dan wat er feitelijk beoordeeld wordt.

Bij BPKV zijn er altijd minimaal twee onderdelen: prijs en kwaliteit, met een vooraf bekendgemaakte weging. Een verdeling van 40 procent prijs en 60 procent kwaliteit betekent dat een hoge kwaliteitsscore veel prijsverschil kan compenseren. Staat er 80 procent prijs en 20 procent kwaliteit, dan wint in de praktijk de goedkoopste, en kost een uitgebreid plan van aanpak meer tijd dan het oplevert. Maak daarom voor elke opdracht een korte berekening: wat levert een perfecte kwaliteitsscore op, en wat kost het om die te halen?

Kijk ook hoe de kwaliteit wordt beoordeeld. Soms gebeurt dat met een vaste schaal en een beschrijving per score, soms met een gesprek of presentatie. De methode staat in de leidraad en bepaalt hoe u schrijft. Een beoordeelaar die kijkt naar concrete bewijsmiddelen, wil geen algemeen betoog over uw bedrijf maar de naam van de projectleider, de aanpak in drie stappen en een referentie.

Zo schrijft u een plan dat scoort

Een goed plan van aanpak beantwoordt de vraag die gesteld is, in de volgorde waarin ze gesteld is. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar het is de meest gemaakte fout. Een beoordelaar met twaalf plannen op zijn bureau scoort wat hij kan terugvinden onder het kopje dat hij zoekt. Gebruik daarom de kopjes en de termen uit de vraag, en begin elke alinea met het antwoord, niet met een inleiding over uw bedrijf.

Wees concreet. Schrijf niet dat u kwaliteit hoog in het vaandel hebt staan, maar dat u elke week een controle op locatie doet met een vast formulier, en dat de opdrachtgever het verslag binnen twee werkdagen krijgt. Noem namen, aantallen en tijden. Bij een schoonmaakopdracht in een gemeentehuis is “wij werken met vaste teams van twee personen die het pand kennen” waardevoller dan “wij leveren flexibele oplossingen”. Laat een collega die niets van het vak weet de tekst lezen, en vraag hem wat hij zou scoren.

Een kleine organisatie heeft hier een voordeel: de persoon die de opdracht uitvoert, kan het plan schrijven. Een groot bedrijf schrijft vaak een standaardplan met een tendermanager, en dat leest u terug. Gebruik dat. Beschrijf wie de projectleider is, wat hij eerder deed en hoe de gemeente hem kan bereiken. Zet er referenties bij die lijken op de opdracht, en liefst met de naam van een contactpersoon.

Praktische regels die uitsluiting voorkomen

Bij elke aanbesteding gaat een deel van de inschrijvers af op vormfouten. Een ontbrekende bijlage, een handtekening op de verkeerde plek, een prijs in een verkeerd veld of een inschrijving die tien minuten te laat binnenkomt. Maak een lijst van alles wat de leidraad vraagt en vink het af voor u indient, liefst met iemand anders. Plan de indiening minimaal een dag voor de sluiting, want een platform kan traag zijn of weigeren.

Gebruik de nota van inlichtingen. Dat is het moment om te vragen of een eis echt bedoeld is zoals hij er staat, bijvoorbeeld als een certificaat dat u wel in een gelijkwaardige vorm hebt. Vragen kost niets en een inschrijver die vraagt, wordt niet gediskwalificeerd. De Gids Proportionaliteit noemt als uitgangspunt dat de definitieve nota uiterlijk 10 dagen voor de inschrijving verschijnt. Kijk in de leidraad naar de planning, zodat u weet hoeveel tijd u daarna nog hebt om uw plan aan te passen. Zie ook een bestek lezen voor de volgorde waarin u de stukken doorneemt.

Heeft u verloren, vraag dan om de motivering en de scores. Na de voorgenomen gunning krijgt elke inschrijver een toelichting, en bij een Europese procedure geldt een standstill-periode van minimaal 20 dagen. Dat is de beste les die u gratis krijgt. Leg de scoretabel naast uw eigen plan: de punten die u liet liggen, zijn de punten voor de volgende keer.

Zorg dat u de juiste opdrachten ziet

Het begint allemaal met zien wat er is. Een MKB-bedrijf dat pas hoort van een opdracht als de sluiting vlakbij komt, heeft geen tijd voor een goed plan. Wie de aanbestedingen in zijn vakgebied elke dag langs ziet komen, kan rustig kiezen: deze wel, deze niet, deze met een partner. Meer over het kiezen van onderhandse en openbare procedures leest u in een ander artikel.